Bau keine Monster. Mach keine Angst. Dein Weg zum (Social-Media-) Dashboard.

Das Jahresende ist die Zeit der Rückblicke – die Erlebnisse und Erkenntnisse rekapitulieren und im besten Fall was in das nächste Jahr mitnehmen. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen zu Erstellung von Dashboard-Reportings mit dir. Das Thema hat uns bei vielen Kunden in 2019 beschäftigt und ist für dich relevant. Hier kommen meine Erkenntnisse in fünf Lektionen. Am Ende wirst du von mir lernen, wie du eine Jean d’Arc oder ein Lancelot der Daten werden kannst. Am Ende dieses Artikels warten (hoffentlich) weder ein Scheiterhaufen in der Vorstandsebene noch (leider) der Heilige Daten-Gral auf dich. Dafür gibt es Impulse, wie du deinen Kollegen Lust und Mut an der Arbeit mit Daten machst. Also keine Daten-Monster schaffen sondern hilfreiche Dashboards erstellen.

Das meine ich mit Daten-Monster.

Ich habe Daten-Monster oft in der freien Wildbahn gesehen. Und ich muss zugeben manchmal habe ich bei Bau und Pflege geholfen. Anders als den Yeti hast du in deinem Berufsleben sicher Datenmonster getroffen.

Vielleicht kennst du die Screenshot-Powerpoint. Google Analytics, Facebook und LinkedIn Statistiken im bunten Mix. Immer so beschnitten, dass du nicht mehr genau siehst, welche Datenquelle und welcher Zeitraum ausgewählt sind.

Eine weit verbreitete Gattung der Datenmonster ist die Excel-Tapete. Groß, langsam ladend und voller Formeln, die kein Mensch außer dem Ersteller versteht.

Und last but not least: Der Data-Saurus Rex. Ein PDF (Sichtungen als digitale Vorlage sind dokumentiert) mit mindestens zweistelliger Seitenzahl. Alles hochfunktional und in kleiner Schrift aufbereitet. (So bekomm ich mehr Infos pro Seite unter.)

Darum gibt es Daten-Monster.

Daten-Monster sind keine Laune der Natur. Sie wurden bewusst gebaut. Aber sie sind keine bösartige, hinterlistige Schöpfung. Ihre Erschaffer sind keine Dr. Evils voller böse Pläne. Bitte unterstell ihnen keinen Vorsatz. Als – hoffentlich ehemaliger – Ersteller von Datenmonster gestehe ich ein: Wir agieren oft fahrlässig. Denn wir müssten es besser wissen. Wir, die wir die Daten haben, verstehen können und aufbereiten sollen, denken zu selten an den Empfänger.

Wenn ich an mein Studium und einige Vorlesungen in Controlling zurückdenke, fällt mir ein Satz ein, an den ich mich selber aktiv erinnern muss: „Meine Damen und Herren, vergessen Sie niemals, unser Geschäft ist der Mensch.“ Dieser Satz fiel am Ende einer Bilanz-Analyse. Am Ende einer 45-minütigen Ochsentour durch Seiten von Ausdrucken. Jeder ohne Doktor-Titel im Raum (das waren alle bis auf den Dozenten) war total verloren. Und in diesem Moment wurde der Satz platziert, dass der Controller ein Übersetzer und Vermittler sein muss.

Wer sich daran hält, baut keine Datenmonster. Also folgt mir und werdet die Daten-Jean d’Arcs und KPI-Lancelots (m/w/d) in euerer Organisation.

Lektion 1: Das Tool ist egal und steht am Ende.

Immer wahr ist für mich der Satz meiner Dip.-Ing.-Freunde: Der Bleistift ist das mächtigste Werkzeug des Ingenieurs. Ich bin ein großer Verfechter davon, dass jeder im ersten Schritt eines Konzepts mit Zettel und Stift arbeitet. Auch wenn ein Schaufensterbummel Spaß macht, unterdrück dein Verlangen, shoppen zu gehen und direkt zehn Test-Accounts für Business Intelligence und Visualisierungslösungen einzurichten. Das Werkzeug steht immer am Ende.

Lektion 2: Ein Dashboard ist ein internes Produkt.

Wenn du wie ich bist und Daten magst und Auswertungs-Tools ein Spielzeug für dich sind, dann muss der wichtigster Aha-Effekt sein, dass du Reporting und Dashboards als Produkte betrachtest. Du baust sie nicht, damit du deine Featureritis ausleben kannst. Oder um die Lizenz für mega-coole und ziemlich teure Business-Intelligence-Tool zu rechtfertigen. Haben deine Vertriebler-Kollegen Ferraris als Dienstwagen? Dann versuch du doch nicht den Tool-Ferrari ins interne Budget zu drücken.

Wenn du Daten weniger euphorisch gegenüberstehst und du dir unter den im vorigen Absatz nix vorstellen kannst, dann wird dir dieser Tipp auch helfen. Denn du fühlst dich noch nicht berufen und siehst Reporting als auferlegte Pflicht.

Für beide Fälle hilft die Produkt-Denke. Sie sichert den Nutzer-Fokus des Dashboards, dass du erstellst.

Lektion 3: Produkte lösen Probleme für Kunden.

Du willst nicht, dass dein Reporting direkt per Outlook-Regel in die Ablage sortiert wird? Dann schnapp dir Zettel und Stift und rede mit deinen Kunden. Wer ist Empfänger des Reportings? Bau dir eine Buyer Persona und leite ihre Pains und Gains ab. Und dann entwickel daraus deinen ersten Entwurf. Nicht mit dem, was es alles gibt, sondern mit etwas, dass den Kunden einen echten Mehrwert liefert. Zeit sparen ist hier oft wichtiger als Erkenntnisse gewinnen. Also rede mit den Leuten und baue Prototypen, um Rückmeldung einzusammeln. So erstellst du mehrwertige Dashboards.

Lektion 4: Weniger ist mehr. Weniger ist immer ein Monster-Feind.

Wenn dein erster Entwurf im Test ist und gut ankommt, dann musst du auf der Hut sein. Hier lauert große Gefahr, ein Datenmonster zu erschaffen. „Hier noch eine Tabelle“, „da noch ein Graph“. Wenn du nicht aufpasst, dann entsteht schnell ein überfrachteter 10-Seiter. Also freue dich über Ideen und Vorschläge. Aber für deine und die deiner Nutzer gilt: Nicht alles umsetzen und gerne auch mal ausmisten und Teile wieder rauswerfen. Oder fange an, thematisch zu trennen. Bei unserem internen Controlling wollte ich die eierlegende Wollmilchsau züchten. Statistiken von der Website, Erfolgsmessung unserer Website, Prognose der Umsätze aus dem CRM und Daten aus der Kostenrechnung. Alles ganz übersichtlich auf 16 Seiten.

Wie gesagt: Es war keine böse Absicht, aber so enstand mal wieder ein Datasaurus Rex den keiner mehr bedienen konnte. Ich hatte es gebaut und musste manchmal nachschlagen, welche Quelle genau auf welcher Seite die Zahlen liefert. Aktuell haben wir vier thematische Dashboards abgeleitet:

• Umsatzplanung für die Geschäftsführung
• Pipeline des Vertriebs
• Marketing-Aktivitäten
• Interne Abläufe

Viel besser zu händeln. Viel besser auf die Empfänger auszurichten. Merke: ein mehre kleinere Dashboards erstellen, kann helfen.

Lektion 5: Empfehlungen aus der Werkzeugkiste.

Ich habe meine Erfahrungen zur Erstellung von Reports und Dashboards in den letzten Jahren gesammelt. Wenn du dich der Herausforderung stellen willst, ein gute Dashbards zu erstellen, dann schlage ich vor, du wirfst einen Blick in deine Werkzeugkiste und suchst die folgende Tools.

– Zettel und Stift

– Buyer Persona nach Adele Revella oder mit den Tipps im Artikel von Vanessa

– User Stories aus des agilen Methoden

– MVP/Rapid Prototyping

– Lean Analytics

Die findest du in der Ecke Design Thinking und Produkt-Entwicklung. Falls die in deinem Werkzeug-Koffer fehlen: die passenden Quellen sind verlinkt.